無料なテンプレート

取引条件の照会文テンプレート4種類｜例文付きでそのまま使えるWord書式

取引条件照会文テンプレート｜価格・支払条件確認のビジネス文例

新規取引や仕入条件確認に使える取引条件照会テンプレート（Word対応）

新商品の取扱条件照会から、大型調達プロジェクトの仕入条件確認まで対応する2種類のWordテンプレートを無料提供。書き方・照会項目の設計・支払条件や送料負担の記載方法を詳しく解説しています。

目次

「取引条件照会のお願い」とは — 新規取引の入口を整えるビジネス文書

新しいメーカーや問屋と取引を始める前に、必ず確認しなければならないのが取引条件です。価格・支払方法・送料負担・納品方法・返品ルール——これらをあいまいなまま発注を始めると、後から認識のズレによるトラブルが起きやすくなります。取引条件照会の文書は、仕入れ関係のスタート地点を整えるための実務的なビジネス文書です。

取引条件照会が必要になる場面は主に2つあります。ひとつは「展示会やカタログで気になった新商品を自社で取り扱いたい」という場合です。この段階では、まず仕入価格・支払サイト・最低発注数量・送料負担区分などの基本条件を確認することが先決です。もうひとつは「大型プロジェクトや年間大量調達に向けて、数社から条件を取り寄せて比較・交渉したい」という場合です。この場合は、数量割引・独占条件・回答期限・連絡窓口まで詳細に記載した実務的な文書が求められます。

電話で条件を口頭確認することも多いですが、書面で照会することには明確なメリットがあります。照会事項が網羅的に記録されるため、条件の確認漏れを防げます。また、仕入先側も書面への回答という形で条件を明文化することになるため、後から「そんな条件は言っていない」というトラブルが起きにくくなります。特に支払条件・保証金・返品ルールなどは口頭だけでは後から確認が難しいため、書面で照会することが取引の安全性を高めます。

このページのテンプレートについて

本ページでは、目的と情報量が異なる2種類のWordテンプレートを無料でご提供しています。テンプレート1はアウトドア用品の新規取扱を想定した汎用スタンダード版で、照会事項を7項目に整理した読みやすい構成です。小売・EC・卸売など幅広い業種の仕入先照会に転用できます。テンプレート2はDIY資材・建材の大量調達を想定した詳細版で、発注計画・数量割引条件・回答期限・連絡窓口まで一式収録した実践的なフォーマットになっています。

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テンプレートを選んでダウンロード

テンプレート1：新商品取扱条件に関するご照会

展示会・カタログで見つけた新商品の取扱条件を照会する汎用スタンダード版。仕入価格・支払条件・送料・納品・販促支援・保証金まで7項目を網羅。小売・EC・卸売業に転用しやすい読みやすい構成。

アウトドア用品の取引条件照会テンプレート｜仕入条件確認文の1ページ目

アウトドア用品の新規取扱条件を確認する照会テンプレート（1ページ目）

取引条件確認テンプレート｜価格・納品・保証条件を記載した2ページ目

価格・支払条件・販促支援制度を確認できる照会テンプレート（2ページ目）

新商品取扱条件に関するご照会

拝復　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

さて、先般貴社カタログおよび展示会にてご紹介されておりましたアウトドア関連新製品につきまして、 弊社店舗におきましても需要拡大が見込まれることから、ぜひ取扱商品として検討させていただきたく存じます。

近年はキャンプ・車中泊・防災用品需要の高まりを背景に、機能性と携帯性を兼ね備えたアウトドア用品への関心が高まっております。 貴社製品はデザイン性・耐久性ともに優れており、弊社顧客層との親和性も高いことから、積極的な販売展開を検討しております。

つきましては、今後のお取引条件を検討するにあたり、下記項目につきましてご教示賜りますようお願い申し上げます。 特に初回導入数量や継続発注時の条件などにつきまして、可能な範囲で詳細をご案内いただけますと幸いに存じます。

また、販促用POPや展示サンプルの貸与制度、季節キャンペーン支援等がございましたら、あわせてご案内くださいますようお願い申し上げます。

ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、夏季販売計画準備の都合上、近日中にご回答をいただけますと幸甚に存じます。 まずは略儀ながら、書中をもちまして取引条件ご照会のお願いを申し上げます。

敬具

記

■ ご照会事項

1. 商品仕入価格
2. 対象商品
3. お支払条件
4. 送料・諸経費負担
5. 納品・配送方法
6. 販促支援制度
7. 保証金・契約条件

以上

A4縦（Wordテンプレート1）無料ダウンロード

※テンプレートは無料で使用できます。使用は自己責任でお願いいたします。

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テンプレート2：DIY資材 取引条件のご確認依頼

DIYチェーン全国200店舗向け大量調達を想定した詳細版。調達プロジェクト概要・数量割引条件テーブル・回答期限・連絡窓口まで一式収録。仕入先比較・交渉を想定した実践的フォーマット。

DIY資材取引条件確認テンプレート｜大量調達条件を記載した1ページ目

DIY工具・資材の取引条件確認に使える実務向けテンプレート（1ページ目）

DIY資材取引条件照会テンプレート｜価格条件や回答依頼を記載した2ページ目

数量割引や納品条件を確認できる取引条件照会テンプレート（2ページ目）

DIY資材 取引条件のご確認依頼

拝啓　春陽燦爛の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。 平素より弊社DIYショップチェーン向け建材・工具供給において、格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

このたび、貴社カタログならびに2026年DIY産業展にて拝見いたしました「ハイパワー電動工具シリーズ」 （品番：HP-TOOL2026）の高性能仕様に大変興味をもち、弊社全国200店舗リニューアルプロジェクト（総投資額30億円） における主要仕入先候補として、正式な取引条件をご教示賜りたく存じます。

敬具

記

■ 調達プロジェクト概要

【リニューアル規模】
【仕入方針】

■ 取引条件確認依頼

No. 確認項目 詳細・希望条件
1 価格 現金仕入価格／売掛価格（数量割引含む）
希望：5万台/月で単価15%OFF
2 支払方法 手形最長期間（入荷後90日後約手希望）
月末締め翌々月末払い可否
3 運賃負担 負担範囲（○DC～店舗間無料配送希望）
着払い上限額
4 納品方法 店舗別JIT納品（5日以内出荷）実績
パレット単位配送可否
5 保証金 希望額：800万円以内
代替保証（保証書等）可否
6 返品条件 初期不良30日以内返品保証
販売不振時返品ルール
7 値上げ条項 年1回・原材料高騰時ルール（上限5%）

■ 数量見込みおよび割引希望

【2026年度発注計画】

■ ご回答依頼

■ 選定優遇措置

貴社のハイパワー電動工具と全国配送網実績を高く評価し、主要仕入先第1位候補として位置付けを進めております。 競合他社5社と比較審査の上、最優遇条件提示企業を6月20日までに決定いたします。

■ お問い合わせ窓口

DIYチェーン株式会社　資材部
部長代理：○○ ○○
直通TEL：XXX-XXX-XXXX
携帯：XXX-XXXX-XXXX（平日9:00-19:00）
Email：XX@XX.co.jp
WEB仕入ポータル：https://XX.jp

全国DIY市場拡大における最重要パートナーとして、貴社の積極的なご提案を期待申し上げます。 5月20日までの詳細条件ご教示を切にお願い申し上げます。

以上

A4縦（Wordテンプレート2）無料ダウンロード

※テンプレートは無料で使用できます。使用は自己責任でお願いいたします。

取引条件照会文を書くときの6つのポイント

  1. 01 照会の背景・動機を冒頭に書く ： 「展示会で貴社製品を拝見した」「カタログを通じて知った」など、なぜ照会しているのかを冒頭に書くことで、仕入先が「どのような取引になりそうか」を理解しやすくなり、具体的な回答を引き出せます。
  2. 02 照会項目は「記」以降に箇条書きで明確に ： 本文に照会事項を混ぜると読みにくくなります。「記」以降に番号つき箇条書きで整理することで、仕入先が抜け漏れなく回答しやすくなります。項目が多い場合は大項目にまとめるとすっきりします。
  3. 03 価格は「現金・掛売・数量別」で分けて聞く ： 仕入価格は取引条件によって変わるため、「現金取引時」「掛売取引時」「数量割引適用時」を分けて照会することで、条件比較がしやすくなります。初回導入特別価格の有無も確認しておくと交渉の余地が広がります。
  4. 04 支払条件は「締日・支払日・方法」を具体的に ： 「月末締め翌月末払い」「手形の最長期間」「銀行振込のみか手形対応可能か」など、支払条件の細部まで具体的に照会することで、後から認識のズレが生じにくくなります。
  5. 05 回答期限を必ず設定する ： 「近日中に」という表現は後回しにされがちです。「○月○日（○）までにご回答ください」と明確な期限を設定することで、仕入先側も優先度を判断しやすくなり、確認漏れを防げます。
  6. 06 大量調達の場合は希望条件を先に提示する ： テンプレート2のように発注数量・希望割引率・保証金上限などを先に明示することで、仕入先側も「どの程度の条件を提示すれば採用されるか」を具体的に検討できます。交渉の起点として機能します。

各テンプレートの詳しい解説と使い分け

比較項目 テンプレート1（汎用・小売版） テンプレート2（建材・大量調達版）
想定業種 小売・EC・卸売・アウトドア用品販売  建材・DIY・電動工具・大量調達を行う小売チェーン
照会の目的 展示会・カタログで見つけた新商品の取扱条件を確認する 大型プロジェクト向けに複数仕入先から条件を取り寄せ比較する
文体・トーン 格式ある丁寧な依頼文。「拝復〜敬具」形式で礼を尽くしながら照会事項を整理した構成 プロジェクト概要・数量計画・希望条件を前面に出した実務的な文書。交渉の起点として機能する構成
照会項目数 7項目（価格・商品・支払・送料・納品・販促・保証金）を箇条書き形式で整理 テーブル形式で確認項目・詳細・希望条件を同時記載。数量割引計画を別表で付記
販促支援 あり（POP・カタログ・サンプル貸与・キャンペーン協力を照会） なし（価格・納期・返品が優先。競合比較・選定基準の記載に注力）
カスタマイズ難易度 商品名・照会事項・担当者情報を書き換えるだけ。所要時間20〜30分程度 発注計画・割引率・保証金・回答期限など多くの数値を自社情報に変更。所要時間60〜90分程度
推奨活用シーン 新規仕入先の開拓・展示会後の条件確認・季節商品の仕入準備 大量調達プロジェクト・年間契約交渉・複数仕入先の条件比較・入札的な選定プロセス

テンプレート1の詳細解説——7項目で漏れなく照会する汎用設計

テンプレート1が特に意識しているのは「照会事項の網羅性」です。取引条件照会でよく抜け落ちがちな「販促支援制度（POPや展示サンプル）」や「保証金・販売エリア制限の有無」まで7項目に分けて照会できる構成になっています。これらは後から「実は〇〇の制限がある」と判明して問題になりやすい項目です。最初の照会段階でまとめて確認しておくことで、取引開始後のトラブルを未然に防げます。

文体は「拝復〜敬具」を採用しており、返信の感謝と新商品への関心を自然な流れで伝えながら、照会事項につなぐ構成になっています。展示会・カタログで見つけた新商品への取扱検討を伝えることで、「この会社は本気で取引を考えている」という印象を与え、仕入先から丁寧な回答を引き出しやすくします。

テンプレート2の詳細解説——大量調達に向けた交渉の起点

テンプレート2の最大の特徴は「希望条件を先に提示することで、仕入先の回答の方向性を誘導する」設計になっている点です。「5万台/月で単価15%OFF希望」「保証金800万円以内希望」「入荷後90日後の約手払い希望」など、自社の希望条件を先に書くことで、仕入先は「この条件を飲めるか、どこまで対応できるか」という具体的な交渉ベースで検討できます。

また、「主要仕入先第1位候補として位置付けを進めている」「競合5社と比較審査の上、6月20日までに決定する」という表現は、仕入先に「早く良い条件を提示しないと他社に取られる」という動機付けを与えます。大量調達・年間契約交渉では、こうした競争原理を文書の中で自然に提示することが、好条件を引き出す実務上のポイントです。

テンプレートのダウンロード

テンプレートは登録無し・無料で使用できます。使用は自己責任でお願いいたします。

取引条件の照会文とあわせて、労務管理や社内指導に関する以下のテンプレートも活用できます。

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