無料なテンプレート

在庫の照会文テンプレート4種類｜例文付きでそのまま使えるWord書式

在庫照会文テンプレート｜商品在庫・納期確認の依頼文例（Word対応）

在庫確認・納期確認に使える実務向けテンプレート（Word・無料）

在庫状況の照会から大量発注に向けた詳細な在庫確認依頼まで、目的に合わせた2種類のWordテンプレートを無料提供。書き方・照会品目の記載方法・在庫切れ時の対応依頼まで詳しく解説します。

目次

「在庫照会のお願い」とは —— 仕入れ・調達計画を動かす最初の一手

商品や部品を仕入れるとき、まず確認しなければならないのが「在庫があるかどうか」です。電話で確認することも多いですが、複数品目・大量発注・期日が明確な案件では、書面で照会することで記録が残り、回答漏れや認識のズレを防げます。在庫照会の文書は、仕入れ業務の入口を整える実務的なビジネス文書です。

在庫照会の文書が必要になる場面は、大きく2つあります。ひとつは「季節商品やキャンペーン品を早めに確保したい」という場合。需要が集中する時期には人気商品が品切れになりやすく、早い段階で在庫の有無を確認しておくことが販売計画の精度を左右します。もうひとつは「製造ラインの増設や大型案件に向けて、大量の部品や資材を計画的に調達したい」という場合。この場合は在庫数量だけでなく、価格・納期・数量割引条件なども同時に確認する必要があります。

書面で照会することには、電話確認にはないメリットがあります。照会品目・希望数量・回答期限が明示されているため、仕入先側も漏れなく正確に回答しやすくなります。また、回答内容が書面として手元に残ることで、後から「確かに〇月〇日に在庫ありと確認した」という証拠になります。特に取引規模が大きくなるほど、口頭確認だけでは不十分であり、文書による照会が取引の透明性を高めます。

このページのテンプレートについて

本ページでは、目的と情報量が異なる2種類のWordテンプレートを無料でご提供しています。テンプレート1は夏季キャンペーン商品（アウトドア用品）の在庫照会を想定した汎用スタンダード版です。業種を問わず転用しやすく、複数品目の照会を丁寧な文体でまとめています。テンプレート2は精密機械部品の大量調達を想定した製造業向け詳細版で、発注計画概要・品目テーブル・数量割引条件・回答期限など、実務的な情報を網羅した構成になっています。

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テンプレートを選んでダウンロード

テンプレート1：商品在庫状況ご照会のお願い（アウトドア用品・夏季キャンペーン・汎用版）

季節商品の追加仕入れを念頭に置いた在庫照会の汎用スタンダード版。在庫数・最短出荷日・納期・入荷予定日・予約発注の可否まで一括で照会できる丁寧な文体。アウトドア用品3品目を照会品目の例として収録。

商品在庫状況照会テンプレート｜在庫数量や納期を確認する依頼文例

商品在庫や納期確認に使える在庫照会テンプレート

商品在庫状況ご照会のお願い

拝復　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

さて、このたび弊社では、夏季キャンペーン商品の販売強化に伴い、下記商品の追加仕入れを検討しております。 つきましては、現在の在庫状況および納品可能時期につきまして、ご教示賜りたくお願い申し上げます。

特に近年は季節商品の需要変動が大きく、早期に在庫確保を進める必要がございますため、 可能でございましたら現在の在庫数量に加え、最短出荷日およびおおよその納期についてもあわせてご連絡いただけますと幸いに存じます。

また、万一在庫切れとなっている場合には、次回入荷予定時期や予約発注の可否につきましてもご案内いただけますようお願い申し上げます。

お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、販売計画準備の都合上、近日中にご回答をいただけますと大変助かります。 何卒よろしくお願い申し上げます。

まずは略儀ながら、書中をもちまして在庫状況ご照会のお願いを申し上げます。

敬具

記

■ 照会商品
  1. ポータブル充電式LEDランタン（屋外用）
  2. 防水モバイルバッテリー 20,000mAh
  3. 折りたたみアウトドアチェア（軽量タイプ）

以上

A4縦（Wordテンプレート1）無料ダウンロード

※テンプレートは無料で使用できます。使用は自己責任でお願いいたします。

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テンプレート2：精密加工部品 在庫確認のご依頼（精密機械・EV部品・製造業向け詳細版）

EV生産ライン増設に伴う大量調達を想定した製造業向け詳細版。品番・仕様・発注予定数・現行単価の品目テーブル、数量割引適用希望条件、回答期限・回答方法まで一式収録した実践的なフォーマット。

精密加工部品在庫確認テンプレート｜発注計画や在庫確認を記載した1ページ目

大量発注計画と在庫確認事項をまとめた照会テンプレート（1ページ目）

在庫確認依頼テンプレート｜価格条件や納期確認を記載した2ページ目

価格交渉条件や供給体制確認に対応した在庫照会テンプレート（2ページ目）

精密加工部品 在庫確認のご依頼

拝復　春暖花開の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素より弊社精密機械部品および工業資材の供給において格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

さて、このたび次期EVモーター生産ライン増設に伴い、大量発注を計画しております高精度ギア部品の在庫状況および価格改定について、 下記の通りご確認をお願い申し上げます。

敬具

■ 発注計画概要

【増設スケジュール】
【調達方針】

■ 在庫・価格確認依頼品目

No. 品番 品名 仕様 発注予定数 現行単価（税抜）
1 GP-EV001 EVモーター用精密遊星ギア JIS B 1702-1等級3
モジュール0.8
外径φ25.4mm 		30,000個 850円/個
2 GP-EV002 EVモーター用ピニオンシャフト 5μm真直度
TiNコーティング
長さ42mm 		20,000個 1,200円/個
計 50,000個 4,250万円

■ ご確認事項

  1. 上記各品番の【即時出荷可能在庫数】
  2. 【2026年7月単月供給可能数量】
  3. 【価格改定状況】（原材料高騰分反映有無）
  4. 【納期保証】（3日以内出荷の実績）
  5. 【入荷見通し】（品切れの場合の次回入荷予定）

■ 価格交渉条件

【数量割引適用希望】

■ ご回答依頼

  • 【期限】2026年5月15日（金）17:00必着
  • 【方法】Email：XX@XX.co.jp または電話：XXX-XXX-XXXX（○○）
  • 【添付】在庫確認返信用Excel様式同封

■ 今後の調達方針

貴社の高精度加工技術と安定納期実績を高く評価し、年間10億円規模の戦略的サプライヤーとして位置付けを検討しております。 価格競争力と大量供給能力を前提に、3年契約での最優先取引を計画しております。

■ お問い合わせ

株式会社○　○部
部長代理：○○ ○○
直通TEL：XXX-XXX-XXXX
携帯：XXX-XXXX-XXXX（24時間対応）
Email：XX@XX.co.jp
WEB調達ポータル：https://XX.co.jp

品切れ等のご事情がございましたら、代替品提案も併せてご教示ください。 EV生産ライン稼働スケジュールに間に合うよう、5月15日までの迅速なご回答を切にお願い申し上げます。

敬具

A4縦（Wordテンプレート2）無料ダウンロード

※テンプレートは無料で使用できます。使用は自己責任でお願いいたします。

在庫照会文を書くときの6つのポイント

  1. 01 照会品目は品名・仕様・数量を明確に ： 「〇〇という商品の在庫はありますか」という曖昧な書き方では、仕入先が正確な在庫数を回答できません。品番・仕様・希望数量を明記することで、的確な回答を引き出せます。
  2. 02 回答期限を必ず入れる照会品目は品名・仕様・数量を明確に ： 「近日中に」という表現では後回しにされがちです。「○月○日までにご回答ください」と具体的な期限を入れることで、仕入先側が優先度を判断しやすくなります。
  3. 03 在庫切れのときの対応も一緒に依頼する ： 「次回入荷予定日」「予約発注の可否」「代替品の提案」を同時に依頼しておくことで、在庫切れと判明した場合の次の手を素早く打てます。
  4. 04 照会の理由・背景を添える ： 「夏季キャンペーンのため」「生産ライン増設のため」など照会の背景を書くことで、仕入先側も規模感・緊急度を理解しやすくなり、対応の優先度が上がります。
  5. 05 大量発注の場合は価格・割引条件も同時照会 ： 数量が多い場合は在庫確認と価格・割引交渉を同時に行うほうが効率的です。「数量割引の適用希望」と照会品目に添えることで、見積もり提示まで一往復で済みます。
  6. 06 回答方法（メール・FAX・電話）を指定する ： 回答をどの手段で受け取るかを明示することで、仕入先の手間が減り回答率が上がります。複数の選択肢（メールまたはFAX）を示すとより回答しやすくなります。

各テンプレートの詳しい解説と使い分け

比較項目 テンプレート1（汎用・小売版） テンプレート2（製造業・詳細版）
想定業種 小売・EC・卸売・アウトドア用品など消費財全般  精密機械・電子部品・自動車関連・製造業
照会の目的 季節商品・キャンペーン品の追加仕入れに向けた在庫確認 生産ライン増設に向けた大量調達の在庫・価格・納期確認
文体・トーン 格式ある丁寧な文体。相手への配慮と緊急感のバランスを取った読みやすい構成 数値・仕様・条件を明示した実務的な文書。品目テーブル・割引条件・期限が前面に出た業務書類的構成
照会品目の記載 箇条書き3品目（品名のみ）のシンプルな構成 品番・品名・仕様・発注予定数・現行単価を含む品目テーブル形式
価格・割引  なし（別途見積もり依頼が一般的） あり（数量別の割引率条件を明示。年間契約での優遇も提示）
カスタマイズ難易度 品目名・回答期限・担当者情報を書き換えるだけ。所要時間15分程度 品番・仕様・発注数・単価・スケジュール情報など多くの項目を自社情報に変更。所要時間60分程度
推奨活用シーン 定期仕入れの確認・季節品の先行確保・新商品サンプル確認 生産計画に基づく大量調達・新規サプライヤーへの照会・年間契約の前段交渉

テンプレート1の詳細解説——読みやすさと丁寧さを両立した標準型

テンプレート1が最も意識しているのは「仕入先が回答しやすい文書にすること」です。照会品目を箇条書きで明確に示し、「在庫数・最短出荷日・納期・入荷予定・予約発注の可否」という聞きたいことを本文中にまとめて記載することで、受け取った側が何に回答すればよいかを迷わずに済む設計になっています。

また「販売計画準備の都合上、近日中にご回答いただけますと大変助かります」という一文が、強い命令口調にならずに緊急感を伝えるポイントです。回答期限を柔らかく伝えることで、相手との関係を損なわずにスピーディーな返答を引き出せます。小売・EC・卸売など消費財を扱う業種で幅広く活用できます。

テンプレート2の詳細解説——大量調達の実務書類として機能する詳細版

テンプレート2の最大の特徴は「1通の文書で在庫確認・価格確認・納期交渉・割引条件提示を同時に行える」点です。品目テーブルには品番・仕様・発注予定数・現行単価が入っており、仕入先側がすぐに在庫数と価格回答を照合できます。数量割引の希望条件（50,000個で93%・年間契約で85%）を先に提示することで、相手側が「この案件をどの程度の優先度で対応するか」を判断する材料を与えています。

「年間10億円規模の戦略的サプライヤーとして位置付けを検討」という表現は、単発の取引ではなく長期的なパートナーシップを見据えていることを示し、仕入先の対応意欲を引き上げる効果があります。製造業・精密機械・EV関連部品など、大量かつ高精度な調達が必要な業種に最適なテンプレートです。

テンプレートのダウンロード

テンプレートは登録無し・無料で使用できます。使用は自己責任でお願いいたします。

在庫の照会文とあわせて、労務管理や社内指導に関する以下のテンプレートも活用できます。

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