A4縦用紙 社外向け正式文書タイプの梱包不良のお詫び状
緩衝材の不均一による破損原因を報告し、品質確認体制強化の取組を提示
梱包不良に関するお詫びと再発防止のご報告
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素より弊社製品をご愛顧賜り、誠にありがとうございます。
さて、このたびは、〇月〇日にお届けいたしました弊社製品「セラミックポット・クラシックシリーズ」につきまして、梱包状態の不備により、一部製品が破損した状態でお届けしてしまいましたことを深くお詫び申し上げます。
お受け取り時にご不快の念をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
早速、社内にて原因を調査いたしましたところ、今回のトラブルは、出荷梱包工程で使用していた緩衝材ロールの一部に厚さの不均一が生じていたにもかかわらず、検査工程におけるチェック項目で見落としがあったことが主因であることが判明いたしました。その結果、製品保護が十分に行われないまま梱包・配送処理が進められ、輸送時の衝撃によって破損が発生いたしました。
現在は、同種のミスを二度と起こさぬよう、以下の改善策を実施しております。
1．梱包資材の品質チェック工程を二重化し、必ず管理担当者の確認を経て使用可否を決定する体制に変更。
2．出荷ライン上に製品画像検知センサーを導入し、異常形状・不備が即時検知される仕組みを整備。
3．すべての出荷業務担当者に対する再教育と、緩衝材使用基準の見直しを実施。
また、今回破損が確認された製品につきましては、新品との交換対応を進めております。
お手元の破損品はお手数ではございますが、同封の「着払い返送用ラベル」をご利用のうえ、ご返送くださいますようお願い申し上げます。
返送品到着次第、2営業日以内に交換品を発送いたします。
このたびの不備により、ご迷惑とご不快な思いをおかけしましたことを、改めて深くお詫び申し上げます。
今後は再発防止策を徹底し、安心してお取引いただけるよう、より一層管理体制の強化に努めてまいります。
末筆ながら、引き続き変わらぬご厚情を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
A4縦用紙 取引先宛てビジネス文書タイプの梱包不良のお詫び状
ガラス製品の破損原因を具体的に説明
梱包不良に関するお詫び
拝復 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたびは弊社製品「ガラス製フラワーベース」をご注文いただき、誠にありがとうございました。
しかしながら、先日お届けいたしました商品の一部に破損が発生していたとのご連絡を頂戴し、心より深くお詫び申し上げます。
調査の結果、出荷時の梱包工程において緩衝材の量が不足していたこと、および複数個を重ねて梱包した際の固定が不十分であったことが原因であることが判明いたしました。
これにより、輸送中の揺れや振動により一部の製品にひび割れが生じたものと推察されます。
弊社ではこれまで、同製品の輸送に関して大きな問題が発生していなかったことから、梱包工程の一部を簡略化しておりました。
しかしながら、このたびの不手際により貴社に多大なるご迷惑をおかけしましたことを真摯に受け止め、今後は全てのガラス製品に個別緩衝材を使用し、出荷前の振動検査を義務化する方針といたしました。
破損品につきましては、早急に代替品を手配のうえ、改めてお届けさせていただきます。
また、万が一他の商品にも破損がございました場合は、お手数ではございますが弊社担当までご一報くださいますようお願い申し上げます。
このような事態を招いたことを重く受け止め、再発防止に向けて社員一同一層の注意と改善に努めてまいります。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら、書中をもちまして深くお詫び申し上げます。
敬具
 下にもあります
A4縦用紙 個人宛タイプの梱包不良のお詫びメール
発送時の緩衝材硬化や検品漏れによる破損を説明
件名：【梱包不良に関するお詫びと交換対応のご案内】
〇〇様
平素より弊社オンラインストアをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたびは、お買い上げいただきました「ガラスティーポット △△」が破損した状態でお届けとなり、ご不快な思いをおかけいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。
社内で原因を調査した結果、今回の破損は、発送時に使用した仕切り緩衝材の一部が製造上の不良により硬化しており、輸送中の振動を十分に吸収できなかったことが主な原因であると判明いたしました。
さらに、出荷直前の検品工程で外観のみの確認にとどまっていたため、緩衝状態に異常があった製品がそのまま出荷されてしまいました。
このようなことが起こりましたことを厳粛に受け止め、再発防止に向けて以下の改善を実施しております。
・使用資材の品質検査基準を強化し、ロットごとの確認工程を新設
・出荷ラインに衝撃検知センサーを導入し、異常梱包を即時検知
・スタッフへの再教育を行い、二重チェック体制を徹底
つきましては、新品の同商品を本日中に再発送させていただきます。
お届けまでお時間を頂戴しますが、明後日（○月○日）到着予定となっております。
お手数ではございますが、破損した商品は同封の着払い伝票をご利用のうえ、配達ドライバーへお渡しいただければ幸いです。
このたびは、弊社の不行き届きにより多大なご迷惑をおかけしたことを、重ねて深くお詫び申し上げます。
今後はお客様に安心してお取引いただけるよう、より一層の品質管理とチェック体制の強化に努めてまいります。
何かご不明点やお気づきの点がございましたら、遠慮なく本メールへのご返信、または下記連絡先までお問い合わせください。
今後とも弊社をご愛顧賜りますよう、お願い申し上げます。
A4縦用紙 オンラインショップ対応タイプの梱包不良のお詫びメール
配送中の衝撃対策強化と外箱改良を明示
件名：梱包不良に関するお詫びと交換対応について
〇〇様
平素より弊社オンラインショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。
株式会社○○のカスタマーサポートでございます。
このたびは、お届けいたしました陶器製ティーポットに破損が見受けられたとのご連絡をいただき、ご迷惑をおかけしましたことを心より深くお詫び申し上げます。
原因を調査いたしましたところ、梱包工程において緩衝材の固定が不十分であったこと、また外箱の一部が輸送中の衝撃に耐えきれなかったことが確認されました。
このため、運搬中の揺れや圧力により製品の一部が損傷したものと推察されます。
これまで破損報告がほとんどなかったことから、一部工程を簡略化しておりましたが、今回の件を厳粛に受け止め、全製品の梱包仕様を見直し、外箱の強度改善および緩衝材固定チェック体制を新たに導入いたしました。
破損したティーポットにつきましては、早急に新品をお送りいたします。
お手数ではございますが、お届け済みの商品は同封の着払い伝票にてご返送くださいますようお願い申し上げます。
返送および交換にかかる費用は、すべて弊社にて負担いたします。
このたびは多大なるご不便とご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。
今後は再発防止と品質管理の徹底に努めてまいりますので、何卒ご寛容賜りますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。
――――
署名
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