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損害賠償要求の断り状テンプレート（Word）
損害賠償要求の断り状テンプレートです。配送事故やシステム障害などに関する損害賠償請求へ、契約内容や責任範囲を説明しながら回答するWordテンプレートを無料ダウンロードできます。
取引先や顧客から損害賠償を請求された場合でも、契約内容や責任範囲を確認した結果、自社に賠償責任が認められないケースがあります。
そのような場合には、感情的な対応を避け、契約条項や調査結果を根拠として冷静かつ丁寧に回答することが重要です。
このページでは、配送事故や納期遅延などに関する損害賠償請求に対して、責任範囲を説明しながらお断りするための実務向けテンプレートを掲載しています。Word形式で編集でき、企業間取引のさまざまな場面で活用できます。
目次
損害賠償要求の断り状文例のポイント
事実関係を十分に確認する
請求内容だけでなく、契約内容や発生状況も確認します。
契約書の条項を確認する
責任範囲や免責事項を明確にします。
感情的な表現を避ける
相手を非難せず、客観的事実に基づいて説明します。
調査結果を整理して記載する
社内調査や関係機関からの報告内容を根拠として示します。
今後の対応も記載する
請求を断る場合でも、再発防止や改善策について触れると誠実な印象になります。
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テンプレート1｜損害賠償のご請求に対するご回答
配送中の商品破損や納期遅延に関する損害賠償請求に対して、契約内容や輸送責任の範囲を根拠として回答する文例です。
このテンプレートでは、商品の発送後に発生した破損や納期遅延について、契約書の責任範囲や配送業者からの調査報告をもとに説明しています。
損害賠償請求を全面的に拒否するだけではなく、配送業者への対応依頼や今後の改善策にも触れているため、相手企業との関係を維持しながら回答しやすい内容になっています。
特に物流業務や機器販売、製造業などでは、配送中の事故や天候による遅延が発生する可能性があるため、このような文書を適切に作成することが重要です。
配送中の商品破損や納期遅延に関する損害賠償請求へ、契約内容に基づいて回答する断り状テンプレートです。
損害賠償のご請求に対するご回答
謹啓 新緑の候、貴社におかれましてますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたびは、弊社より配送いたしました「業務用産業用タブレット『○○』」30台につきまして、配送中に発生した外観破損および納期遅延により損害賠償をご請求いただきました件、慎重に検討させていただきました結果、誠に恐縮ながら、ご請求にお応じかねる結論に至りました。ここに書面にてご回答申し上げます。
まず、本件製品は、貴社のご注文日に確認済みのお支払い条件および納期に基づき、弊社指定の正規配送業者「フコン物流」を通じて発送いたしました。
契約書第22条（配送責任の範囲）に明記の通り、製品の本社出荷後、配送業者による輸送中に生じた破損・遅延につきましては、配送業者が責任を負うこととなっております。
また、本件破損は、配送業者が実施した衝撃・振動試験においても異常が認められず、梱包基準（弊社規定 ○○）に完全に適合した状態での発送であったことを確認しております。
したがって、破損の原因は配送過程における偶発的な外部要因によるものと判断し、弊社の責任範囲外とみなしております。
納期遅延につきましても、配送業者からの報告によると、輸送途中の天候悪化および交通渋滞により遅延が生じたもので、弊社が制御できない事由によるものとなっております。
契約書第18条（遅延責任の例外）によっても、この種の天候・交通事由による遅延は、弊社の責任を免れるものと定めております。
せっかくのご請求に対して、このようなご回答となりますこと、心よりお詫び申し上げます。
ただし、貴社のご不便をご怠りなく感じたことは事実ですので、配送業者に対し、速やかな対応および補償措置を要請いたしました。
また、次回ご注文の際には、別途免災梱包オプション（有料）のご利用を推奨させていただきます。
なにとぞ、本件のご事情をご賢察のうえ、ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもちまして、損害賠償のご請求に対するご回答申し上げます。
敬白
※テンプレートは無料で使用できます。使用は自己責任でお願いいたします。
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テンプレート2｜損害賠償請求に関するご回答
システム障害や運用トラブルに関する損害賠償請求へ回答する際に利用できる文例です。
販売管理システム導入後に発生した障害について、原因調査や契約内容を根拠として回答する構成です。
利用者側による設定変更や第三者ソフトとの連携が原因である場合など、自社の責任範囲外であることを丁寧に説明できます。
IT関連業務では責任範囲の線引きが重要になるため、契約内容と調査結果を踏まえて回答することが求められます。
システム導入後の障害や運用トラブルに関する損害賠償請求へ回答する断り状テンプレートです。
損害賠償請求に関するご回答
謹啓 向春の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、先般ご送付いただきました損害賠償請求に関する書面につきまして、社内関係部署および顧問専門家を交えて慎重に内容を検討いたしました。その結果、誠に恐縮ではございますが、ご請求いただきました損害賠償につきましては応じかねるとの判断に至りましたので、ご回答申し上げます。
ご請求の内容によりますと、弊社が導入支援を行いました販売管理システムの運用開始後に発生した業務停止により損害が生じたとのことでございます。
しかしながら、当該事象につきましては、導入完了後に貴社側で実施されたシステム設定変更および外部ソフトウェアとの独自連携作業が要因となって発生したものであり、弊社が納品した標準環境下では再現しないことを確認しております。
また、導入契約書および保守契約書におきましても、弊社の承認を経ずに行われた設定変更や第三者製ソフトウェアとの接続に起因する障害につきましては、弊社の責任範囲外である旨を定めております。
弊社といたしましても、問題発生後は状況確認や原因調査に協力し、可能な限りの技術支援を実施してまいりました。
しかしながら、本件につきましては契約内容および調査結果を総合的に勘案した結果、弊社に損害賠償責任が生じる事案には該当しないものと判断しております。
もっとも、貴社とのお取引は長年にわたり継続しており、今後も良好な関係を維持してまいりたいと考えております。
そのため、本件につきましては責任の有無とは別に、業務運用の改善や再発防止策について協議させていただく用意がございます。
ご期待に沿う回答ができず誠に恐縮ではございますが、何卒事情をご賢察のうえ、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
まずは書面をもちまして、損害賠償請求に関する弊社見解をご通知申し上げます。
敬白
※テンプレートは無料で使用できます。使用は自己責任でお願いいたします。
テンプレートのダウンロードについて
掲載している「損害賠償要求の断り状」テンプレートはWord形式です。
契約内容や請求理由、業種に合わせて編集しやすい構成になっており、企業間取引や業務上のトラブル対応に活用できます。登録不要で無料ダウンロードしてご利用いただけます。
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