懲戒処分通知書テンプレート4種類｜例文付きでそのまま使えるWord書式
【無料】懲戒処分通知書テンプレート4種｜戒告・減給・SNS・ハラスメント対応の例文付き
懲戒処分通知書は、就業規則に基づいて従業員へ処分内容を正式に通知するための重要書類です。本ページでは、勤務態度、SNS投稿、パワーハラスメント、情報漏洩など、実務で想定されるケースに対応したテンプレートを掲載しています。
それぞれの文例は、実務で使いやすい表現に整えており、社内規程や事案の内容に応じて編集しやすい構成です。人事・労務担当者が必要事項を確認しながら作成できるよう、書き方のポイントやカスタマイズの考え方もあわせて解説しています。
目次
- 懲戒処分通知書とは？
- 掲載テンプレート一覧
- 懲戒処分通知書を作成する際に押さえたい考え方
- 各テンプレートの解説
- 作成のポイント
- 文面をカスタマイズするとすれば
- ダウンロード前に確認したいこと
- 関連テンプレート
- テンプレートのダウンロード
懲戒処分通知書とは？
懲戒処分通知書とは、従業員の問題行為に対して、会社がどのような処分を決定したのかを明示する文書です。処分理由、規程違反の内容、今後の対応方針などを整理して記載することで、本人への指導と社内秩序の維持に役立ちます。
また、懲戒処分は感情的に行うものではなく、就業規則や社内ルールに基づき、事実確認を経たうえで適切に判断する必要があります。そのため、通知書も客観的かつ冷静な表現で作成し、処分内容との整合性を保つことが重要です。
掲載テンプレート一覧
- テンプレート1：戒告処分（遅刻・欠勤などの勤務規律違反）
- テンプレート2：減給処分（SNS投稿による信用毀損）
- テンプレート3：戒告処分（パワーハラスメント対応）
- テンプレート4：減給処分（情報漏洩・コンプライアンス違反）
懲戒処分通知書を作成する際に押さえたい考え方
懲戒文書では、単に「問題があったから処分する」と記載するのではなく、どのような事実が確認され、その行為がどの規程に抵触し、なぜその処分に至ったのかを順序立てて示す必要があります。これにより、本人に対する説明責任を果たしやすくなります。
特に、近年はハラスメントやSNS利用、個人情報管理など、問題行為の種類が多様化しています。従来の勤務態度不良だけでなく、社外への影響や職場環境への悪影響を伴う事案にも対応できる文面を備えておくことが大切です。
本ページでは、代表的な4パターンを掲載しています。軽度の規律違反に対する戒告から、企業信用や顧客情報に関わる減給処分まで、段階と種類の異なるケースを比較しながら使える構成です。
スポンサーリンク
各テンプレートの解説
テンプレート1：戒告処分（勤務態度・遅刻・欠勤）
このテンプレートは、遅刻や欠勤の繰り返しなど、勤務規律に関する問題に対応するための戒告通知書です。注意指導を行っても改善が見られない場合の文面として使いやすく、初期段階の懲戒対応に向いています。
比較的軽い処分でありながら、今後の改善を強く促す内容にしたい場合に適しています。
プレビュー テンプレート1：A4用紙｜営業活動の見直しと重点施策を示した社内通知書
例文（テンプレート1）
懲戒処分通知書
このたび、貴殿の勤務態度および就業状況について慎重に調査・検討を行った結果、当社就業規則に基づき、下記のとおり懲戒処分を決定いたしましたので通知いたします。
本通知は、今後の職務遂行における改善を強く求めるとともに、社内秩序の維持を目的として行うものです。内容を十分に理解し、誠実に受け止めていただくようお願いいたします。
記
1．処分内容
戒告処分
（本件について厳重に注意し、将来にわたり同様の行為を繰り返さないよう強く指導するものとします）
2．懲戒処分の理由
貴殿はこれまでに、事前の連絡や正当な理由のない遅刻および欠勤を複数回繰り返しており、業務運営に支障をきたす状況が認められました。
これらの行為は、当社就業規則第○条（勤務義務・服務規律）に違反するものであり、職場規律を乱すものと判断されます。
なお、これまで口頭および書面による注意・指導を行ってきたにもかかわらず、改善が十分に見られなかったことから、今回の処分に至りました。
3．今後について
本処分は戒告であり、直ちに重大な不利益を伴うものではありませんが、今後同様の行為が認められた場合には、減給・出勤停止等、より重い懲戒処分の対象となる可能性があります。
つきましては、勤務時間の遵守および社会人としての基本的な規律を再認識し、誠実に職務に取り組むよう強く求めます。
4．その他
本通知の内容に関して不明な点がある場合は、速やかに所属長または人事担当まで申し出てください。
以上
※テンプレートは無料で利用できます。利用は自己責任でお願いいたします。
テンプレート2：減給処分（SNS投稿・信用毀損）
このテンプレートは、個人のSNS利用が会社の信用や取引先との関係に影響するケースを想定しています。投稿の公開性や内容の不適切性を踏まえて、企業としての対応方針を明示しやすい構成です。
SNSリスクに備えた労務管理を行いたい企業に向いています。
プレビュー テンプレート2：A4用紙｜営業活動の見直しと重点施策を示した社内通知書
例文（テンプレート1）
懲戒処分通知書
貴殿の日頃の勤務状況につきまして、当社としても適切な指導を行ってまいりましたが、企業秩序および信用に関わる重大な問題行為が確認されました。つきましては、当社就業規則第10条第2項の定めに基づき、下記のとおり懲戒処分を科することを通知いたします。
記
1．処分の内容
貴殿に対し、3か月間の減給処分を科します。
処分期間中の賃金は、毎月の支給額から基本給の1割を減額します。
2．懲戒処分の理由
貴殿は、個人で利用しているSNS上において、当社および取引先に関する不適切な内容の投稿を行い、当社の信用および社会的評価を損なうおそれのある行為を行いました。
当該投稿は社外に広く閲覧可能な状態にあり、その内容は企業としての信頼性を低下させるものであり、看過できない問題行為と判断いたしました。
これらの行為は、就業規則第10条に定める「企業秩序の維持に反する行為」および「信用失墜行為」に該当します。
3．今後について
貴殿には、今回の処分を厳粛に受け止め、今後はSNSの利用を含め、社会人としての自覚と責任ある行動を強く求めます。
なお、同様の行為が再度確認された場合には、より重い懲戒処分（出勤停止、懲戒解雇等）を含め、厳正に対処いたします。
以上
※テンプレートは無料で利用できます。利用は自己責任でお願いいたします。
スポンサーリンク
テンプレート3：戒告処分（パワーハラスメント）
このテンプレートは、威圧的な指導や人格否定的な発言など、ハラスメント行為に対応するための文例です。被害者保護や職場環境の改善、再発防止の観点を盛り込みやすい構成になっています。
処分だけでなく、研修受講や面談などの改善措置もあわせて示したい場合に適しています。
プレビュー テンプレート3：A4用紙｜営業活動の見直しと重点施策を示した社内通知書
例文（テンプレート3）
懲戒処分通知書（戒告）
当社は、貴殿の言動に関する社内調査を実施した結果、就業規則に基づき、下記のとおり懲戒処分を決定いたしましたので通知いたします。
本通知は、職場環境の健全性維持および再発防止を目的とするものであり、内容を十分に理解のうえ、今後の行動改善に努めてください。
記
1．処分の内容
戒告処分とし、文書による厳重注意を行います。
あわせて、今後一定期間、所属長による指導および勤務状況の確認を継続的に実施します。
2．処分に至った事実
社内関係者からの申告に基づき調査を行った結果、貴殿が部下に対して威圧的な言動や人格を否定する発言を繰り返していた事実が認められました。
これらの行為は、職場における適切な指導の範囲を逸脱し、相手に精神的苦痛を与えるものであり、いわゆるパワーハラスメントに該当すると判断されます。
2．規程違反の内容
上記行為は、当社就業規則に定める服務規律およびハラスメント防止規定に違反するものであり、職場環境の悪化を招く重大な問題行為と認められます。
3．再発防止および今後の対応
本件を受け、貴殿には以下の対応を求めます。
・ハラスメント防止に関する研修の受講
・指導方法の見直しおよび改善
・所属長への定期的な業務報告
なお、今後同様の行為が確認された場合には、より重い懲戒処分の対象となる可能性があります。
本件は、組織全体の信頼と安全な職場環境を守るための重要な措置です。真摯に受け止め、誠実に改善へ取り組むことを強く求めます。
以上
※テンプレートは無料で利用できます。利用は自己責任でお願いいたします。
テンプレート4：減給処分（情報漏洩・情報管理違反）
このテンプレートは、顧客情報や機密情報の不適切な持ち出し、外部提供、管理不備などの問題に対応するための書式です。コンプライアンス上の重要性が高く、企業の信用維持の観点からも重視される場面で活用できます。
情報管理規程や秘密保持に関する社内ルールとあわせて運用しやすい内容です。
プレビュー テンプレート4：A4用紙｜営業活動の見直しと重点施策を示した社内通知書
例文（テンプレート4）
懲戒処分通知書
当社は、貴殿の行為について事実関係の確認および社内規程に基づく検討を行った結果、重大な規律違反があったものと判断いたしました。よって、下記のとおり懲戒処分を決定し通知いたします。
記
1．処分事項
就業規則第10条第2項に基づき、貴殿に対し3か月間の減給処分を科します。
減給額は、処分期間中において毎月の基本給の10％とします。
2．事案の概要
調査の結果、貴殿が業務上知り得た顧客情報を、正当な業務目的および社内手続きを経ることなく外部へ持ち出していた事実が確認されました。
当該情報には、顧客の個人情報および取引に関する重要情報が含まれており、その管理には厳重な注意義務が求められます。
2．処分理由
本件行為は、情報管理に関する社内規程に明確に違反するものであり、当社の信用失墜および顧客との信頼関係を著しく損なう重大な問題行為です。
また、企業として遵守すべき法令およびコンプライアンスの観点からも看過できない行為であり、就業規則に定める懲戒事由に該当すると判断しました。
3．今後の対応および注意事項
貴殿においては、本件の重大性を十分に認識し、今後は情報管理および業務遂行に関する規程を厳格に遵守することを強く求めます。
なお、同様またはこれに類する違反行為が認められた場合には、さらに厳しい懲戒処分を行う可能性があります。
以上
※テンプレートは無料で利用できます。利用は自己責任でお願いいたします。
作成のポイント
- 問題行為の事実を客観的に整理する
- 該当する就業規則や社内規程を明示する
- 処分の内容と理由のつながりを明確にする
- 再発防止に向けた指導事項を盛り込む
- より重い処分へ移行する可能性がある場合はその旨を示す
文面をカスタマイズするとすれば
実際に利用する際は、自社の就業規則や処分基準に合わせて表現を調整すると使いやすくなります。たとえば、以下のような点を見直すと実態に沿った通知書になりやすくなります。
- 条文番号や規程名を自社ルールに合わせる
- 発生日、対象期間、確認経緯などの事実関係を具体化する
- 戒告、減給、出勤停止など処分段階を事案に応じて調整する
- 面談、始末書提出、研修受講などの措置を追記する
- 再発時の対応方針を自社運用に合わせて明確にする
ダウンロード前に確認したいこと
懲戒処分通知書は、単独で完結する文書ではなく、就業規則、懲戒規程、事実確認記録などとあわせて運用することが重要です。テンプレートを利用する際は、事前に社内ルールとの整合性を確認し、必要に応じて専門家へ相談しながら運用してください。
関連テンプレート
懲戒処分通知書とあわせて、労務管理や社内指導に関する以下のテンプレートも活用できます。
- Wordで作成した始末書の例文テンプレートで適切な対応を
- 指導計画書｜期間と日別の2書式
- 退職届｜縦書き2書式
- 雇用契約書｜労働条件につて取り交わす書類で、2通作成し会社と労働者の両者が保管します
- 採用内定通知書｜2種類の例文
- 雇用契約書｜労働条件につて取り交わす書類で、2通作成し会社と労働者の両者が保管します
テンプレートのダウンロード
スポンサーリンク