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不良品納品のお詫び状テンプレート（Word）無料ダウンロード

不良品納品のお詫び状テンプレートのイメージ画像。品質不良や製品不具合が発生した際に取引先へ謝罪し、回収・交換対応を案内するビジネス文書。

不良品納品のお詫び状テンプレートを無料ダウンロード。品質不良の謝罪、原因説明、回収・交換対応、再発防止策の報告に利用できるWord文例です。

品質トラブル発生時のお詫び状テンプレート：原因説明・再発防止策付き

不良品納品のお詫び状とは、納品した商品に不具合や品質上の問題が見つかった際に、取引先や販売店、顧客へ謝罪するとともに、原因説明や回収・交換対応について案内するためのビジネス文書です。

品質不良は企業の信用に直結するため、迅速かつ誠実な対応が重要になります。お詫び状では単なる謝罪だけでなく、原因調査の状況や再発防止策についても明確に伝えることが求められます。

このページでは、不良品納品のお詫び状として利用できるWordテンプレートを無料配布しています。

目次

不良品納品のお詫び状テンプレートのポイント

謝罪を最優先に伝える

まずは不良品を納品してしまった事実について率直に謝罪します。

原因を分かりやすく説明する

判明している範囲で原因を説明し、調査中の場合はその旨を伝えます。

回収・交換対応を明記する

取引先が最も知りたいのは今後の対応です。

などを具体的に記載しましょう。

再発防止策を伝える

品質管理体制の改善内容を説明することで信頼回復につながります。

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テンプレート1：業務用ハンディスキャナーの不具合に関するお詫び

業務用ハンディスキャナーの不具合を想定した文例について

物流センターや店舗で利用される業務用ハンディスキャナーの不具合を想定した文例です。

バーコード読み取り精度の低下という実務上の問題を題材に、原因説明から交換対応までを丁寧にまとめています。

このテンプレートの特徴

業務用ハンディスキャナーの不具合に関するお詫び状テンプレートの文書例。バーコード読み取り不良の発生について謝罪し、交換対応を案内するビジネス文書。

業務用ハンディスキャナーの品質不良について謝罪し、原因説明や製品交換の対応を伝えるお詫び状テンプレートです。

業務用ハンディスキャナーの不具合に関するお詫び

謹啓　残暑の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社より納品いたしました「業務用ハンディスキャナー ○」の一部製品におきまして、バーコードの読み取りが正常に行えない不具合が発生していることが判明いたしました。貴社には多大なるご迷惑とご不便をおかけいたしましたことを、心より深くお詫び申し上げます。

本製品は、物流センターや小売店舗における在庫管理業務を効率化する目的で開発されたものであり、出荷前には動作確認および品質検査を実施したうえで納品しておりました。しかしながら、その後の調査により、一部ロットにおいて読み取りセンサー固定部品の取り付け精度にばらつきがあり、使用中の振動によってセンサー位置がわずかにずれ、読み取り精度が低下する場合があることが判明いたしました。

今回の不具合は、製造工程における最終検査では確認できなかったものでございますが、結果として品質上の問題を含む製品をお届けしてしまったことにつきましては、弊社の管理責任によるものであり、深く反省しております。

現在、対象ロットの全数調査を進めるとともに、不具合が確認された製品につきましては、弊社負担にて改良済み製品との交換対応を実施させていただいております。また、交換作業につきましては担当営業が順次ご連絡のうえ、回収および代替品のお届けを手配させていただきます。

今後は、製造工程における品質管理基準の見直しを行うとともに、耐久試験および出荷前検査の強化を図り、再発防止に万全を期してまいる所存でございます。

貴社にはご迷惑とご心配をおかけいたしましたことを重ねてお詫び申し上げますとともに、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。

まずは書面をもちまして、不良品納品のお詫びとご報告を申し上げます。
敬具

A4縦（Wordテンプレート1）無料ダウンロード

※テンプレートは無料で使用できます。使用は自己責任でお願いいたします。

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テンプレート2：納品商品の品質不良に関するお詫びと回収・交換対応のご案内

保湿スキンケアクリームの品質不良に関するお詫び状テンプレートについて

保湿スキンケアクリームの品質不良を題材とした詳細なお詫び状です。変色や異臭が発生した際の対応例として、原因調査から回収・交換対応、再発防止策まで具体的に記載しています。

このテンプレートの特徴

保湿スキンケアクリームの品質不良に関するお詫び状テンプレート。変色や異臭の発生に伴う回収・交換対応を案内するビジネス文書。

品質不良が発生した化粧品の回収・交換対応を案内するお詫び状テンプレートです。原因調査や再発防止策も記載しています。

【重要】納品商品の品質不良に関するお詫びと回収・交換対応のご案内

謹啓　晩秋の候、貴社ますますご清栄の段、心よりお喜び申し上げます。平素より格別のお引き立てを賜り、役員・スタッフ一同、深く感謝申し上げております。

さて、このたびは誠に申し訳ございません。去る10月20日に納品いたしました保湿スキンケアクリーム「モイスト○ プレミアム」（品番：○-200、50g入り）300個のうち、一部製品においてキャップを開封した際に内容物の変色および異臭が確認されたとのご報告をいただきました。お肌に直接使用いただく化粧品として、このような事態を招いてしまいましたことは、製造元として決してあってはならないことであり、謹んで深くお詫び申し上げます。貴社ならびに貴社のお客様に多大なるご心配とご不便をおかけいたしましたこと、誠に恐縮に存じます。

今回の品質不良につきまして、弊社品質管理部門および製造部門が連携のうえ、速やかに原因調査を実施いたしました。その結果、以下の点が判明いたしました。本製品は、天然由来の植物エキスを高濃度で配合した処方を採用しており、製造後の一定期間内に充填・密封を完了することが品質維持の前提となっております。しかしながら、今回の製造ロット（LOT番号：2024-MR-1008）におきまして、充填ラインの一部設備に不具合が生じ、キャップの密封トルクが規定値を下回る状態で出荷されてしまったことが確認されました。この密封不良により、外気が容器内に侵入し、成分の酸化・変質が進んだものと推定されております。本来であれば出荷前の密封検査において検出されるべき問題でしたが、検査工程の一部が省略されていたことが今回の根本原因であると判断しております。

肌に直接触れる化粧品において品質不良品をお届けしてしまったことは、弊社の信頼を大きく損なうものであり、管理体制の不備を深刻に受け止めております。お客様の健康と安全を最優先に考え、以下の対応を速やかに実施いたします。

対象ロットの製品300個につきましては、全数回収のうえ、品質が確認された新ロット品と無償にて交換させていただきます。弊社営業担当の松本より改めてご連絡を差し上げ、回収・交換の日程についてご都合をお伺いいたします。回収・交換にかかる一切の費用および送料は弊社にて全額負担いたします。また、万が一すでに使用されたお客様がいらっしゃる場合は、弊社お客様相談窓口（0120-XXX-XXX）にてご相談を承りますので、貴社よりお客様へご案内いただけますと幸いでございます。

今後の再発防止策といたしまして、以下の措置を直ちに講じてまいります。

これらの対策を通じて、二度とこのようなご迷惑をおかけすることのないよう、品質管理体制の抜本的な見直しに全力で取り組んでまいります。

貴社および貴社のお客様に多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、改めて心よりお詫び申し上げます。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、社員一同誠心誠意努めてまいります。

取り急ぎ書面をもちまして、不良品納品のお詫びと今後の対応についてご報告申し上げます。
謹白

A4縦（Wordテンプレート2）無料ダウンロード

※テンプレートは無料で使用できます。使用は自己責任でお願いいたします。

テンプレートのダウンロードについて

不良品納品のお詫び状は、品質問題による信頼低下を最小限に抑え、取引先との関係を維持するために重要な文書です。

原因説明や回収・交換対応、再発防止策を明確に伝えることで、誠実な企業姿勢を示すことができます。掲載しているテンプレートは、製造業から物流業、化粧品業界まで幅広く活用できます。

掲載している不良品納品のお詫び状テンプレートは、Word形式（.docx）で無料ダウンロードできます。

自社の状況に合わせて編集してご利用ください。

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